複数のプロジェクトを並行してスムーズに進める5つのポイント
複数のプロジェクトを並行して進めるのは、慣れていないと結構むずかしいかもしれません。あれもこれも気になって、押さえるべき点を見逃してしまうからです。
今回、どうやったら複数のプロジェクトを並行してスムーズに進めることができるのか、5つのポイントをご説明します。
複数のプロジェクトをスムーズに進める5つのポイント
- プロジェクトごとの進め方を上司と書面で合意する
- タスクは一時期に一つに集中して取り組む
- タスクリストを作って確実に進める
- リードタイムのかかるタスクは先に手を打っておく
- 社内外の人をフル活用する
1.プロジェクトごとの進め方を上司と書面で合意する
各プロジェクトの期間、投入時間・人員、期待成果、推進アプローチをプロジェクトシート1ページに記載する。
上司に提案し、必要に応じて修正して、両者サインすること。口頭の合意はないのと同じ。記憶は、都合のよいように変わる。
2.タスクは一時期に一つに集中して取り組む
同時に2つのタスクに取り組まない。あわてずに、一つひとつ片づけていく。私たちの頭は同時に2つのことを考えられません。無理に考えても、ミスが起きるだけ。
タスクに集中して取り組むことができていますか?
3.タスクリストを作って確実に進める
忙しかったりあわてたりすると「うっかり」が起きるから、タスクを箇条書きし、常に携行する。
A4用紙を半分に折って片面に書くと扱いやすい。タスク管理ツールやエクセルなどより簡便なのでおすすめしています。
- タスクを完了したら線を引く
- 大半が終了したら、新たにタスクリストを書き直す
4.リードタイムのかかるタスクは先に手を打っておく
タスクによっては、先に誰かに電話したり資料請求したりするなど、手を打っておく。
この仕込みをどれだけできるかがプロジェクト推進上のスムーズさを決める
5.社内外の人をフル活用する
お願いできることは、遠慮なく全部お願いする。社外の人がいることでスケジュール維持の外圧に使える場合もある。
複数のプロジェクトを並行してスムーズに進める|まとめ
複数のプロジェクトも切り分けて進めれば、スムーズに進みます。タスクの箇条書きを常に携行すると、気が楽になります。
それでもスムーズにいかない場合は相談してください。