ビジネスパーソンの超速文章術｜５つの鍵
的確な文章をすばやく書けると、仕事がどんどん進みます。むずかしい内容のメールも、こみいった報告書も、躊躇せず書けます。
構えずに、ポイントを押さえた文章を書けばいいのですが、ほとんどの方は苦手意識があったり、気にしすぎたりするせいか、なかなか書けません。
今回は、文章に対する苦手意識を吹き飛ばすべく、超速文章術5つの鍵をご説明します。
超速文章術 5つの鍵
- 言うべきポイントをさっとA4メモ書きする
- 迷わず、止まらずに書ききる
- 文は短く切る。冗長な表現はすべて削除する
- 相手の立場で読み直す
- ブログを書く、本を出す
1．言うべきポイントをさっとA4メモ書きする
言いたいメッセージを迷わず、すぐに書き出すことが大切です。そういったときにはA4メモ書きが一番手軽です。
私はマッキンゼーに入った最初の2年くらい、ものすごく苦労しました。
- 言葉が出てこない
- 無理やり書いても、それがいいようには思えない
ただ、何でも繰り返すうちに、頭に浮かんだことをそのまま書けばいいことがわかりました。
- 気にするから書けない。うまく書こうとするから余計に書けない
- いったん書き出してしまえば、後からいくらでも修正できる
言いたいメッセージが特にないという人も多いと思います。これは、あまり気にしなくても大丈夫です。
何かに夢中になれば、自然に言いたくなる。人に話したくなります。
問題把握・解決力が高まっていくと、自然にメッセージが湧いてきます。
2．迷わず、止まらずに書ききる
文章は迷わずに、ともかくはき出していくことが大切です。A4メモ書きを続けていると、言葉を選ばず書くことが平気になっていきます。
それでいて、まともな文章が書けます。手が勝手に動くようになっていきます。
うまい文章、かっこいい文章を書こうとしないでください。逆効果です。
いったんはき出せば、ワードでもパワーポイントでも、修正が容易です。
3．文は短く切る。冗長な表現はすべて削除する
文章を書くときのコツがいくつかあります。
文はできるだけ短くする
- 「何々がどうして、こうして、それからこうなって、そのうちああなって、でも本当は～～だった」ではなく、「何々がどうした。こうした。それからこうなった。そのうちああなった。でも本当は～～だった」
- 複文（主語＋述語、つづけて主語＋述語）は極力使わず、単文にする。
- 冗長な表現は全部削除する。一字でも減らす。一字にこだわる。推敲が大事。
- 漢字は最近の本、ブログのように少なめにする
こと、そのとき、そういえば、なぜか、さしあたり、あす、あさって、など
「言う」は、「言ったとき」は漢字。「そういうとき」はひらがな - 一字でも減らす努力が締まった文章を書く力をつけ、文章への苦手意識をなくしてくれます。「という」「こと」を不用意に使いがちですのでご注意ください。
「～という」 → 「～の」
「～ということがあったとき」 → 「～のとき」
4．相手の立場で読み直す
まずは全体の流れを見ます。何度も何度も最初から見直していくと、だんだんスムーズになっていきます。
主語がぶれていっていないか、時間軸が前後していないかなどに着目します。
相手になりきって、これで理解しやすいか、メッセージが伝わるか見直します。
意味がこれでよいだろうと確認できたら、文章を一字でも短くします。
文章が簡潔なほうが伝わりやすくなります。
5．ブログを書く、本を出す
文章を書くことに慣れ、文章を書くことへの苦手意識をなくすには、ブログが効果的です。
今、文章を書く一番手頃な場所がブログです。日記などと違い、何をどう言うべきかを常に考える訓練の場になります。
読者からの反応が多かれ少なかれあるので励みになり、楽しくなります。
それ以上に大切なのは、ブログを書くことで発信ができ、自分がやりたいことに近づけることです。
ブログを40～50書き、その後も書き続けていると、それなりに注目されます。
内容が面白かったり、視点がユニークだったりすると、本を出さないかという打診が来ます。
私の本を何度も素晴らしいブログで紹介してくれていた方がある編集者の目にとまり、本を出版できることになりました。それがきっかけで他の本も出し、有料サロンも始めて500人集客でき、大きくステップアップしました。
本を出すためには
日記、随筆のようなブログではなく、テーマが明確なほうがアピールしやすいです。
文章がある程度の量（ビジネス書は8万字）書けそうかどうか見られるからです。
ちなみに、著名人、成功したビジネスマン、タレントなどは大半がゴーストライターを使っています。
まとめ
文章が苦手だった私が工夫したやりかたで、誰でもできるようになると思います。
文章を書くことに慣れると、仕事が劇的にできるようになります。
