仕事術
効果的な会議ファシリテーション3つのポイント
会議｜ミーティングで見られる問題点
- テーマによっては話がぶれやすい。それぞれが言いたいことを言って終わる（特に、立場が上の人が一方的に話すだけ）
- 時間がかかっても何も決まらず、誰が何をいつまでに実行すべきかはっきりしない。決めたと思っても漏れがある
- 論点のすれ違いを明確にできず、平行線のまま議論が続く
- 報告はでき結論は出せても、本質的な問題解決につながらない
- リーダーはいいミーティングだったと思っても、メンバーはよくわからない。方針を出したようでいて、出していない
効果的な会議ファシリテーション３つのポイント
- 参加意識を高め、発言の質を上げる
- 会議目的、決めるべきことを事前に明確にしておく
- できるだけホワイトボードを使って会議をリードする
1.参加意識を高め、発言の質を上げる
- よい発言に対し、「○○さんの今の意見、大変いいですね」と名前を呼んでポジティブフィードバックをする
- よくない発言、質の低い参加者には、徐々にコーチングする
- 勘違いしている上司でも、「ああ、こういうことですよね？」と発言内容をうまく修正して着地させる
- 誰がうまく発言できそうか考えて、うまくあてていく。発言できそうにないテーマ、会では、1週間ほど前から地ならしをしておく（テーマと発言者をふっておく、何らかの予行演習をしておくなど）
2.会議の目的、決めるべきことを事前に明確にしておく
- 資料を事前配布し、理解した上で参加し、即座に議論できるよう、社長以下全員に徹底してもらう。そのように社長に働きかける
- 議事録はその場で1ページにまとめ、直後に配布する
3.できるだけホワイトボードを使って会議をリードする
- 空で議論をリードすることはむずかしい。ホワイトボードを使うとはるかに楽になる
- 議論した内容をそのままホワイトボードに書く
- ホワイトボードに書いた内容を指差し、確認することで、議事進行をリードできる
- 最初からホワイトボードの前に立って、議論をリードしていくことを示す
ホワイトボード活用のむずかしさ
- 慣れるまで、ホワイトボードの前に立つと、何をどう進めたらよいかわからなくなりがち
- ホワイトボードに書こうとしても、初めのうちは発言者の内容がよく理解できない(実際何を言いたいかわからないことが多い)
- 強くリードできるまでは、議論が発散しやすい。まとめようとしても、皆がついてきてくれず、言いたい放題
ホワイトボードを使ったリードのしかた
- 会議の参加者中、一番えらい人が自分で書くのが一番効果的。話が一番よくわかっていて、すばやく意思決定できる。誰がいつまでに何をすべきかも、的確に指示できる
- 自分が一番上でない場合、勇気を奮ってホワイトボードの前に立つ
- まとめようとせず、聞いたまま書く。わかりにくい時は躊躇せず、また遠慮せずに聞きなおし、簡潔に言い直してもらう
- 書いたものを指差して、言いたいことが表現されているか本人に確認する。書いている途中で他の人が話し始めたら、「すみません。少々お待ちください」などと強めに制止して、待ってもらう（全く問題ない）
- 論点がすれ違いのときは、どこにギャップがあるのか、フレームワークや表などで整理する
- 誰が何をいつまでにやるか、明確に決め、書いて確認する。検討すべきリスク項目なども明確にする
- ざわついた時は注意を促す。大きめの声で
ホワイトボードを使う際のちょっとした工夫
- 左上に会議タイトル、右上に日付と出席者を書く
- 複数の議題、トピックがあるときは、右上に小さく箇条書きしてから始める（必要に応じ、時間配分も明記する）
- ホワイトボードの結果を撮影して配布・印刷したときにはっきり読めるよう、字の大きさ、読みやすさなど留意する（文字高さ4～5センチ）
効果的な会議ファシリテーション3つのポイント
いかがでしょうか。
ホワイトボードを活用できると、会議の質を劇的に改善できます。
最初だけ少しとまどいますが、数回経験すると、大変便利なことに気づかれると思います。会議での意思決定が適切かつスムーズになるので、組織全体が打てば響くようになっていきます。
